Články
Plánovat se zkrátka musí (3)
Buď víte jak na to, nebo do toho nechoďte.
Možná jste se již setkali s pojmem trojimperativ. V podstatě jde o jednoduché schéma ve tvaru trojúhelníku, kdy v jednotlivých vrcholech leží čas, náklady a kvalita realizace. Je jasné, že tyto pojmy jsou provázány vzájemně tak, že se musí ovlivňovat. Chcete skončit dříve? Zvyšte náklady nebo ošiďte realizaci. Vznikají nové požadavky na výstupy? Pravděpodobně to bude trvat déle a rozhodně to bude dražší.
Pokud si umístíte svůj vydefinovaný cíl někam mezi vrcholy, máte o čem přemýšlet. Vzpomínáte na dobu, kdy školy musely povinně zpracovávat ICT plán, aby dosáhly na dotaci? V podstatě to bylo jednoduché, stačilo mít jasno ve třech bodech. KDE jsme nyní, KAM se chceme posunout a JAK to chceme provést. (Téma jsem přednášel v rámci studia ICT koordinátorů a nesetkal jsem se s tím, že by to někdo vnímal negativně nebo formálně. Protože to smysl má.)
Jak postupovat?
Moje zkušenost je, že v první fázi vůbec neřeším náklady. Vezmu si cíl, pomůžu mu k rozpadu na menší aktivity a pro ně určím čas. Je to důležité, protože některé činnosti lze dělat souběžně a jiné jsou závislé na dílčích výstupech. A nakonec počítám náklady, což nejsou jen přímé finance, ale také lidské zdroje (hodiny).
Velmi propagovaná metoda je logický rámec. Jde o tabulku, která systematicky popisuje celý projekt včetně procesů. Opět jde o pomůcku, kde máte možnost mít celý projekt na jednom papíru včetně vazeb a synergie, tj. vyplývání z předchozích úkonů. Popis logického rámce najdete ve většině knih o projektovém řízení.
Při plánování můžete dojít k dvěma faktorům, které je dobré nepodceňovat. Nejdříve procesní alternativy, což jsou různé způsoby realizace, které hodně souvisí s kvalitou a dostupností schopných lidí. Já bych využil jedné cesty a jinou bych měl v záloze pro případné změny. A dále je třeba počítat s riziky. Ta musíte umět vyhodnotit a někam si poznamenat i plán B pro případ, že se je nepodaří minimalizovat.
Což je jednoduché, buď dáte dohromady nějaké řešení, nebo do toho nejdete. Projekt není loterie. A pokud vám někdo tvrdí, že plánují jen srabi, moc mu nevěřte.
24-03-2018